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Back to work - Sichere Online Meeting-Einrichtungen im Homeoffice

17 September 2020

In den vorhergehenden Beiträgen dieser Reihe haben wir einige Trends zum neuen Arbeitsklima in Deutschland beschrieben, die sich durch Covid-19 schnell herauskristallisiert haben. Dies wird auch in Ihrem Unternehmen nicht anders sein. Viele Menschen arbeiten immer noch ganz oder teilweise von zu Hause aus. Wie kann man nun im Homeoffice produktiv zusammenarbeiten, ohne den Arbeitsprozess zu behindern? Natürlich hat man hier nicht alle Einrichtungen und es fehlt der persönliche Kontakt, den man am Arbeitsplatz hat.

Auch aus sicherer Ferne möchte man an Besprechungen teilnehmen und kommunizieren. Nicht nur mit Kollegen, sondern auch mit Lieferanten, Partnern oder Kunden. Der persönliche Kontakt ist im Augenblick sehr wichtig. Aber wie kann man sich besprechen und Daten sicher austauschen? Insbesondere in kritischen Märkten ist Informationssicherheit ein wichtiges Thema.

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Remote-Konferenzen mit Videoclients
Seit Beginn der Covid-19-Situation gibt es einen regelrechten Run auf ‘Video Collaboration Tools’. Zu diesem Zweck werden häufig Video-Clients von Microsoft Teams, Zoom oder Cisco verwendet, um auf einfache Weise mit Kollegen, Geschäftskontakten oder Kunden in Kontakt zu treten. Häufig trifft das Unternehmen die Wahl einer dieser Plattformen. Die Software wird auf dem Laptop installiert und Sie können direkt mit Ihren Kollegen kommunizieren.

Wenn etwa zehn oder zwanzig Leute einer der Plattformen gleichzeitig benutzen, funktioniert dies an sich ganz gut. Sobald es sich jedoch um mehr als 50 Clients handelt, verbrauchen Sie plötzlich viel mehr Bandbreite oder, in IT-Terminologie, "Ports on the Bridge". Die Übertragung von Bild und Ton kann sich verlangsamen oder sogar ins Stocken geraten. Unabhängig davon muss die Frage gestellt werden, ob die hergestellten Verbindungen sicher sind und ob Gespräche oder Daten nicht in die Hände Dritter gelangen können.

Wie werden Sicherheit und Datenschutz gewährleistet?
Microsoft Teams ist Teil von Office365 - der Cloud-basierten Kollaborationsplattform von Microsoft. Microsoft stellt sicher, dass die Plattform den wichtigen Standards und Vorschriften entspricht. Darüber hinaus ist Microsoft transparent darüber, was mit Benutzerdaten geschieht (oder auch eben nicht geschieht). Wichtige Themen für Microsoft sind Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Weitere Informationen finden Sie hier. Natürlich ist es Sache des Kunden, der die Microsoft-Produkte kauft, diese auch korrekt zu installieren. Ein guter Partner mit den richtigen Kenntnissen und Erfahrungen ist dabei unabdingbar. Wie gehen Sie mit Fragen im Zusammenhang mit der Sicherheit von Identität und Gerät um? Wissen und Erfahrung sind Vorraussetzungen für eine Governance von Office365 oder Teams. Andernfalls werden Sie wie viele anderen zu Ihrem eigenen Versuchskanninchen mit allen daran verbundenen Konsequenzen.

Vorteile von verwalteten Besprechungsräumen
Die Anwendung von Online-Meetings hat in den letzten Jahren eine groβe Wendung genommen. Aufgrund der aktuellen Situation nehmen Online-Meetings enorm zu. Entsprechend wächst der Druck für die IT-Abteilungen. Oft haben diese Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt bereits alle Hände voll zu tun. Die Dienste von INTER und Wortell stellen sicher, dass Ihre IT-Mitarbeiter entlastet werden. Die gesamte Verwaltung von Besprechungsräumen kann ausgelagert werden. Durch die richtige Auswahl an Hardware, die kontinuierlich überwacht wird, können wir pro-aktiv auf Störungen reagieren. Zudem bieten wir Endbenutzerschulungen an, um sicherzustellen, dass jeder die Gerätefunktionen kennt. Der Videobutler steht bei Fragen online bereit.Der große Vorteil ist, dass es eine einzige Anlaufstelle für Benutzerfragen und Fehlerbehebung gibt.

Ihr IT-Mitarbeiter entlastet in mehreren Bereichen:

  • Verwaltung von Videokonferenzen geht von der eigenen IT-Abteilung auf Wortell/ Videobutler über.
  • Die IT-Abteilung ist nur bei größeren Änderungen in Bezug auf Videokonferenzen die Anlaufstelle. Nicht mehr als 1st und 2nd line Support.
  • Einsparung von IT-Personal, da die technische Verwaltung von INTER/ Wortell übernommen wird.
  • Benutzer der Konferenzräume mit Videokonferenz haben den bekannten Videobutler als direkte Anlaufstelle über Knopfdruck verfügbar und werden werktags von 8:00 bis 23:00 Uhr unterstützt.
  • Aufgrund der hohen Qualität dieser Lösung nimmt die Nutzung von Videokonferenzen häufig exponentiell zu. Dadurch erhöht sich automatisch die Nachfrage nach Besprechungsräumen mit Videokonferenz.

Was wird für einen guten Heimarbeitsplatz mit sicheren Online-Meeting-Einrichtungen benötigt?

  • Videokonferenz-Client
  • Sicherer (Cloud-)Dienst
  • Gute Monitore, die auch ergonomisch einwandfrei sind
  • Eine stabile Internetverbindung
  • Hochwertige Kameras (mindestens Full HD)
  • Professionelles Mikrofon
  • Ein Raum mit nicht zu viel Glas (das reflektiert den Klang)

Möchten Sie Videokonferenzen auch optimal nutzen?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Wünsche und Bedürfnisse. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen, um die ideale Lösung zu finden. Neugierig auf die Möglichkeiten Ihres eigenen Microsoft Teams-Room? 

Laden Sie den Flyer herunter oder planen Sie ein Kennenlern- und Demonstrationstermin über untenstehende Schaltfläche.

Mehr wissen?

Lesen Sie auch unseren vorherigen Beitrag bezüglich: "Back to work – das neue “Normal”: Videokonferenzen mit Teams Room", "Back to work- Meeting Rooms as a service", oder klicken Sie hierunter für mehr Infos:

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Marlene
Projektleiter